El objetivo de las políticas de TIC es mantener la confiabilidad, disponibilidad e integridad de la información, así como facilitar el mejor aprovechamiento de los recursos informáticos y las telecomunicaciones, que son propiedad o se encuentran a disposición de la Cooperativa de Profesionales Sanitas.
Políticas para la adquisición de nuevas tecnologías
Todos los procesos de adquisición de recursos informáticos, son valorados y aprobados previamente por la Dirección TIC, el cual, asesorará y apoyará a la Gerencia, en la definición de las características tecnológicas y evaluación de ofertas mediante recomendaciones técnicas.
Políticas sobre inventario de equipo
La Dirección TIC, controla y monitorea el inventario de equipos de la CPS, realizando los ajustes de seguridad necesarios para la integridad de estos en el manejo de los usuarios. Se revisarán por lo menos una vez al año para realizar los cambios necesarios.
Políticas sobre reparación de equipos
Los funcionarios deben respetar el procedimiento que la Dirección TIC implemente para controlar los servicios de reparación y la calidad de estos. Se controlarán las garantías de los equipos y antes de ser reparados por un tercero, se deberá informar a la Dirección TIC para su respectiva autorización.
Políticas relativas a redes y telecomunicaciones
La clave de acceso a redes que se asigne será único y exclusivo para cada funcionario, el cual será responsable por su uso. Todas las operaciones que se efectúen por medio de las redes internas serán responsabilidad única del funcionario.
No es permitido a ningún funcionario, excepto a los técnicos de redes, manipular los componentes activos de la red (switches, routers, dispositivos inalámbricos, cableado, etc.). No está permitida la conexión de equipos externos sin previa autorización.
Los equipos electrónicos de gestión e infraestructura de la red de la Cooperativa de Profesionales Sanitas serán instalados, configurados y mantenidos exclusivamente por la Dirección TIC.
Políticas relativas al servicio de Internet y correo electrónico
Para la comunicación oficial de la Cooperativa de Profesionales Sanitas debe utilizarse la cuenta de correo institucional, en la medida de las posibilidades, esta es una herramienta de comunicación e intercambio oficial de información y no una herramienta de difusión indiscriminada de información. El colaborador deberá realizar revisiones periódicas de los mensajes almacenados con el fin de no mantener información innecesaria. Se prohíbe a los funcionarios que tengan acceso al servicio de correo electrónico abrir mensajes de procedencia desconocida.
El uso del correo electrónico deberá ser exclusivamente para apoyar y mejorar la calidad de las funciones administrativas y técnicas, está prohibido facilitar u ofrecer las cuentas de correo a terceras personas.
Los mensajes de correo electrónico deben ser considerados como documentos formales y deben respetar todos los lineamientos referentes al uso inapropiado del lenguaje, para el envío de mensajes se aplicarán las siguientes reglas:
a) Se utilizará siempre el campo de Asunto, a fin de resumir el tema del mensaje.
b) No se enviarán mensajes a personas desconocidas, a menos que se trate de un asunto oficial que las involucre.
Está prohibida la utilización abusiva del correo electrónico y de las listas de distribución incluyendo la realización de prácticas tales como:
- Descargar archivos de música, programas, videos, pornografía y cualquier otro tipo de información que no guarde estricta relación con el área profesional del funcionario. El Departamento de TI procurará tomar las previsiones del caso para que se bloquee por medio de software especializado, el acceso no autorizado a los servicios antes mencionados.
El Área de Personal y Administración, deberá notificar al Departamento de TI cuando se deba crear, cerrar o inhabilitar.
Políticas relativas al hardware
Los equipos de cómputo quedan bajo la responsabilidad del funcionario al que se asignen con el objetivo de cumplir sus funciones y no deberán utilizarlo para uso personal. Estos tendrán la obligación de cuidarlos, mantenerlos limpios y velar por su buen funcionamiento,
Es responsabilidad del usuario custodiar los equipos portátiles asignados; por lo que deberá tomar las medidas de seguridad correspondiente dentro y fuera de la institución para evitar el robo del equipo o información. En caso de robo, deberá reportarlo inmediatamente a la Subgerencia Financiera y la Dirección TIC, además de realizar la respectiva denuncia a la autoridad policial respectiva.
Los usuarios tienen el deber de informar sobre el rendimiento de cada equipo, para que sea valorado y de ser necesario mejorado.
Los equipos de cómputo no podrán ser desmantelados, cambiados, abiertos ni reparados por los usuarios de las oficinas. Asimismo, sus componentes (entiéndase “mouse”, disco duro, teclado, memoria, fuente de poder, tarjeta madre, entre otros)
